Выражение "подшить к делу" возникло не просто так. Данная фраза не метафорическая, а отражает конкретное действие - сшивание листов бумаги с юридически важной информацией. Любое предприятие означает работу с документами. Независимо от того, является ли контора ИП или юрлицом. Функционирование фирмы связано с выполнением множества юридических актов:

• получение кредитов на развитие бизнеса;
• финансовая и налоговая отчётность - налоговый прессинг для малого бизнеса включает множество различных бюджетных выплат: НДС, подоходный налог, налог на прибыль, земельный налог, тогда как финансовая отчетность связана, в первую очередь, с выплатами заработных плат;
• бухгалтерский учет - обязательная составляющая любого официального предприятия, так как демонстрирует его финансовую структуру и состояние;
• деловые договора с другими организациями;
• копии трудовых договоров и личные дела сотрудников предприятия;
• логистические отчеты и накладные и т.д.

Разумеется, многие элементы документации определяются типом и сферой деятельности предприятия, но всегда есть и общая, обязательная для всех документация (тот же бухгалтерский учет). Необходимость грамотного ведения документации обусловлена следующими моментами:

• это нужно самой же фирме - невозможно организовать и вести предприятие, не имея постоянного финансового, кадрового и хозяйственного мониторинга;
• соблюдение документации позволяет государственным учреждениям вести наблюдение за деятельностью предприятий;
• документация является одним из стандартных способов достижения "прозрачности", чтобы и деловые партнеры фирмы, и государственные структуры наглядно видели полнейшую законность деятельности предприятия;
• высокое качество решения документационных вопросов необходимо и всем сотрудникам фирмы, так как это напрямую касается начисления заработных плат и премий, пенсионных накоплений, набора трудового стажа и т.д.

Опечатывание и архивация производственных документов

Работа с документами подразумевает их упорядоченность и защиту от незаконных манипуляций. Именно для этого документацию организуют в прошитые папки и опечатывают для дальнейшей архивации. Как правило, архивный регламент должен быть согласован с областными архивными службами, поскольку предприятию нередко приходится предоставлять в эти службы ряд документов. Стандартный протокол архивации:

1. Бумаги, составляющие однотипный документ, необходимо проколоть. Сегодня для создания неэлектронных документов используется стандартная офисная бумага формата А4. Небольшое количество листов (до 20 штук) легко прокалывается специальным шилом или канцелярской иглой. Толстые пачки бумаг рекомендуется прокалывать прошивным станком. Количество проколов варьируется от 2 до 5. Обычно, делаются 4-5. Проколы всегда осуществляются на левом поле листа с отступом в 15-20 мм.
2. Через проколы пропускается льняной шпагат, нитка или трос. Особо рекомендован специальный банковский шпагат. Такой шпагат изготавливают из льна с полипропиленовыми и полиэтиленовыми добавками. Эти полимеры повышают стойкость к истиранию, многократно увеличивает прочность на разрыв, делают банковский шпагат нечувствительным к влажности. При этом шпагат скручивают из нескольких нитей. Банковский шпагат активно используется и для опломбирования. Закупается в оптовых бобинах массой 420 грамм (230 метров шпагата). Важно, чтобы прошивка не мешала свободному пролистыванию. Информация на листах не должна оказаться зажатой в прошивку.
3. Для скрепления подходят только неметаллические материалы. Именно поэтому исключаются скрепки и скобы. И вообще любые металлические элементы должны быть удалены из папки. Это связано с тем, что подобная документация попадает в банковские и государственные учреждения, где стоят металлодетекторы.
4. В конце документ опечатывают.

Опечатывание - ключевой момент в процессе архивации документов предприятия. В основном, опечатывание осуществляется двумя способами. Причём первый способ более распространён:

1. Концы банковского шпагата пропускают через два прокола, так чтобы он прошёл насквозь всего документа, а свободные концы можно было выпустить из отверстий на обратной странице последнего листа. Если концы шпагата завязать, то узел не позволит ни открыть документ, ни тем более незаметно удалить из него какие-то листы. Однако это еще не опечатывание. Поверх узла наклеивается бумажный прямоугольник. Его делают самостоятельно из подручных средств, либо предприятие приобретает подобные средства для опечатывания в готовом виде. Они очень напоминают пломбы-наклейки по своему принципу работы. Такую специальную пломбу-наклейку невозможно незаметно удалить. Но даже если будет использован обычный кусок бумаги, мониторинг несанкционированного проникновения обеспечивается простановкой печати предприятия поверх бумажной пломбы. Печать ставится так, чтобы одна половина занимала бумажную наклейку, а вторая половина была на листе. Получается простая схема: незаметные манипуляции с документом (удаление и добавление новых листов) возможны, только если расплести шпагат, но для этого необходимо развязать узел, а для этого - снять наклейку, но последнее при соблюдении всех правил опечатывания вряд ли реально.
2. Второй способ подразумевает скрепление бумажной пломбой створок жёсткой картонной папки. Документ невозможно открыть, не разорвав/не сняв пломбу. Для защиты используют те же самые методы: половинчатая простановка печати, применение специальных одноразовых пломб-наклеек.

На бумажные наклейки в обязательном порядке должна быть нанесена текстовая информация:

• подпись архиватора;
• дата опечатывания;
• и конечно, сама печать.

Вариант прошивки

Дополнительно может быть указано наименование документа, подпись директора и т.п. Удобство, надёжность хранения документации сильно зависит и от качества прошивки. Именно поэтому проколы рекомендуется проводить дважды. Непосредственно саму прошивку можно осуществлять различными способами (зависит от количества проколов), и вот пример одного из них:

• имеется 4 прокола, стопку листов переворачиваем - прошивку нужно начинать с последнего листа;
• в 3-й сверху прокол просовываем канцелярскую иглу с ниткой (нитку по длине лучше брать с запасом), оставив свободный конец примерно 8-10 см;
• с другой стороны проводим иглу через 4-й нижний прокол и снова через 3-й (повторяем предыдущую операцию), здесь уже затягиваем до конца, чтобы между 3 и 4 проколами получилась петля;
• проводим иглу через 2-й прокол, и в обратном направлении через 1-й, затягиваем нитку до конца, получается петля между 1 и 2 проколом;
• затем с обратной стороны необходимо снова провести нитку через 2-й прокол;
• после чего необходимо оттянуть свободный конец 3 прокола, и провести иглу под ним и под петлёй между 3 и 4 проколом;
• удерживая натянутым свободный конец, нужно провести иглу снова под ним и под образовавшейся петлей между 2 и 3 проколом, крепко затянуть;
• отстричь нитку от иглы, оставив второй свободный конец также 8-10 см;
• свободные концы связать в узелок - он должен оказаться в 3 проколе - прошивка завершена.

Юридическая база создания архивов

Прописанного до мелочей, строгого регламента опечатывания и архивации не существует. Однако ряд постановлений выдвигает общие положения, которых нужно придерживаться. Опечатывание и архивация документации фирм регулируется следующими законодательными актами:

• Приказ Росархива номер 76 от 23.12.2009 "О делопроизводстве и архивном деле";
• Приказ Министерства культуры РФ номер 536 (касательно типологизации инструкций по делопроизводству);
• алгоритмы, прописанные Центральным банком РФ;
• Постановление Министерства по налогам и сборам от 2003 года;
• ГОСТ Р 51141.

К опечатыванию и архивации стоит относиться очень серьезно, поскольку "подъём" документов, бывает, определяет судьбу предприятия и людей, трудящихся на нём. Например, если речь идёт о расследовании в секторе финансовых махинаций и ухода от налогов.